領(lǐng)導(dǎo)即席講話不用稿子，秘書似乎可以輕松一下了，其實不然。領(lǐng)導(dǎo)的即席講話，秘書不是旁觀者，而是積極參與者。講話前、講話中和講話后，都有許多工作要做，有時付出的辛苦要比寫稿子還多。

  講話前當(dāng)好“活字典”

  即席講話雖然緊迫，但也要擠時間作些準(zhǔn)備?！胺彩骂A(yù)則立，不預(yù)則廢。”毫無準(zhǔn)備，倉促上陣，必然難以保證質(zhì)量，有時還會出錯。秘書協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)作準(zhǔn)備，一是出點子，二是提供資料和信息。出點子主要是對講話要解決的問題、分幾個層次、如何表述等，提出意見和建議。提供資料和信息，需從多方面著手：首先要選擇有關(guān)文件及資料，供領(lǐng)導(dǎo)閱讀。為節(jié)約領(lǐng)導(dǎo)時間，有時還要劃出重點、摘出要點。如果領(lǐng)導(dǎo)要找有關(guān)人員了解情況，秘書要及時聯(lián)系。

  資料到手了，情況搞清了，領(lǐng)導(dǎo)會靜下心來進(jìn)行構(gòu)思。可能還會看到領(lǐng)導(dǎo)獨自在房間里，邁著方步踱來踱去，這是在打腹稿。這時秘書還不能離開，因為領(lǐng)導(dǎo)在構(gòu)思過程中可能會遇到一些“攔路虎”，需要秘書幫助排除。比如，重要的引文出處要查證，典型案例的來龍去脈要明確，人名、地名、時間、地點及具體數(shù)字等要確認(rèn)。秘書這時要發(fā)揮好“活字典”的作用。

  當(dāng)好“活字典”，需要嫻熟的業(yè)務(wù)、豐富的知識。如果不熟悉業(yè)務(wù)，肚子里沒貨，“一問三不知”，服務(wù)就無從談起。要當(dāng)一個名副其實的“活字典”，就要加強學(xué)習(xí)積累，首先要學(xué)好黨的路線方針政策和國家的法律法規(guī)，尤其對新出臺的政策，要先學(xué)一步。要圍繞領(lǐng)導(dǎo)分管的工作，加強調(diào)查研究，熟悉本地、本系統(tǒng)的情況，特別是一些新情況新問題。要熟悉領(lǐng)導(dǎo)的觀點和思路，了解領(lǐng)導(dǎo)講話的習(xí)慣和風(fēng)格，知道領(lǐng)導(dǎo)需要什么，以便有的放矢地為領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù)。

  講話中當(dāng)好記錄員

  準(zhǔn)確迅速地記下領(lǐng)導(dǎo)講話，是秘書的一項基本功。1975年，王恩茂同志到原南京軍區(qū)任副政委，司令部辦公室主任推薦我給他當(dāng)秘書。王恩茂同志平時即席講話較多，來不及寫稿，一般是列個提綱就講，講完再整理。他就非常關(guān)心自己的講話秘書能否記下來。

  記錄領(lǐng)導(dǎo)講話，強調(diào)原汁原味，即把講話內(nèi)容全部記錄下來，絕不能只記要點和大意，否則下一步的加工整理就成了無源之水、無本之木。手寫記錄最大的問題就是速度太慢，領(lǐng)導(dǎo)一小時能講上萬字，我只能記下來三千多字，每次都手忙腳亂、急出一頭汗來。1977年，王恩茂同志調(diào)任吉林省委第一書記，我作為秘書隨行。他有時一天講幾次話，我記錄的任務(wù)也隨之成倍增加。

  當(dāng)時我看到一位專業(yè)速記員記錄起來輕松自如，領(lǐng)導(dǎo)講話基本都能記下來，非常羨慕，決心拜他為師，把速記技術(shù)學(xué)到手。但事情沒有那么簡單，速記符號比較難記，我又沒有時間去參加培訓(xùn)，只能擠時間自學(xué)。吃著飯也學(xué)，走著路也背，經(jīng)過幾個月的努力，總算有所收獲，記錄速度提高到每小時六千來字。但與專業(yè)的速記員比，還相差甚遠(yuǎn)，依然有近三分之一的文字記不下來，只能依賴錄音。由錄音變成文字也比較麻煩，差不多要用四倍于講話的時間才能完成。

  我的體會是，搞好會議記錄，要手記和錄音相結(jié)合，以手記為主，錄音為輔。這樣既能提高記錄速度，又能保證質(zhì)量。

  講話后當(dāng)好“美容師”

  即席講話不用稿子，口語表達(dá)多，即使完整記錄下來，也是個“毛坯”，需要加工整理。整理領(lǐng)導(dǎo)講話不同于修改一般稿件，一定要尊重原意、保留原貌，體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)講話的習(xí)慣和風(fēng)格。要保證主題思想、結(jié)構(gòu)框架和主要內(nèi)容不變或基本不變，切不可大刪大改、另搞一套。

  當(dāng)然，整理領(lǐng)導(dǎo)講話也不能有文必錄、原樣照搬。秘書要發(fā)揮好“美容師”的作用，通過加工整理，使講話觀點更明確、層次更清晰、內(nèi)容更精練、語言更順暢。加工整理要從四個方面下功夫：

  一是改，就是修改不準(zhǔn)確、不全面的提法，使講話更符合黨的政策，更符合實際。另外就是有些方言土語要改，方言土語外地人看不懂，要換成規(guī)范用語。

  二是調(diào)，就是調(diào)整順序，合并相同、相似的內(nèi)容，使之更通順，更合乎邏輯。如在部署任務(wù)提要求時，一般先講“提高認(rèn)識”，后講“加強領(lǐng)導(dǎo)”，如果顛倒過來，就顯得有些別扭。有些相同、相似的內(nèi)容，前頭講了，后頭又講，顯得重復(fù)凌亂，也需要調(diào)整。

  三是刪，就是本著刪繁就簡的原則，刪除不必要的內(nèi)容和文字。主要包括沒有實際內(nèi)容的客套話，重復(fù)的語句和案例，與主題無關(guān)的論述，以及當(dāng)前不宜公開的內(nèi)容，還有“這個”“對吧”“我說”等習(xí)慣性口頭語。

  四是補，就是補充需要增加的內(nèi)容。有些話應(yīng)該講，但因時間關(guān)系沒有講，如準(zhǔn)備講四條意見，只講了三條。有些話雖然講了，但講得不到位、不完整，這都需要補充。補充的內(nèi)容要符合領(lǐng)導(dǎo)的思路和意圖。